Uma mensagem de correio eletrônico consiste de um corpo de mensagem, o qual é o texto enviado pelo remetente e um conjunto de dados especiais que indicam conteúdo, meio de transporte, etc., similar ao que se vê em um envelope de correio comum. Os dados administrativos dividem-se em duas categorias: a primeira trata do meio de transporte, como o endereço do remetente e o conteúdo é conhecido como envelope. Pode ser transformada pelo programa de transporte à medida que a mensagem é transferida de um site para outro. A segunda categoria contém os dados necessários para o manuseio da mensagem, que não sejam proprietários de nenhum mecanismo particular de transporte, como a linha do assunto da mensagem, uma lista dos destinatários e a data em que a mensagem foi enviada. Em muitas redes, tem se tornado um padrão anexar no início da mensagem estes dados, formando um conjunto de dados chamados cabeçalho da mensagem. Ele é separado do corpo da mensagem por uma linha em branco.13.2
Muitos softwares de transporte de mensagens no mundo usam o formato de cabeçalho delineado na RFC 822. O seu propósito original foi especificar um padrão para uso na ARPANET, mas uma vez que ele foi desenvolvido para ser independente de qualquer ambiente, foi facilmente adaptado para outras redes, inclusive aquelas baseadas em UUCP.
A RFC 822 de qualquer forma é somente um grande denominador comum. Padrões mais recentes foram desenvolvido para cobrir o crescimento de necessidades, como por exemplo, criptografia de dados, suporte a conjuntos de caracteres internacionais e extensões multimídia para mensagens (MIME).
Em todos estes padrões, o cabeçalho consiste de diversas linhas, separadas por caracteres de nova linha. Uma linha consiste de um nome de campo, começando na coluna um, o campo em si separado por dois pontos e um espaço. O formato e a semântica de cada campo varia dependendo de seu nome. Um campo de cabeçalho pode ter informações que utilizem mais de uma linha. A linha seguinte deverá começar com o caracter de tabulação. Os campos podem aparecer em qualquer ordem.
Um cabeçalho de mensagem típico tem o seguinte aspecto:
Normalmente todos os campos de cabeçalho necessários são gerados pela interface de correio utilizada pelo usuário, como por exemplo os programas elm, pine, mush ou mailx. Há porém alguns campos opcionais que podem ser adicionados pelo usuário. O programa elm, por exemplo, permite que possa ser editada parte do cabeçalho da mensagem. Outros campos são adicionados pelo software de transporte de mensagens. Uma lista dos campos mais comuns nos cabeçalhos de mensagens é apresentado a seguir:
A única exceção para esta estrutura é a primeira linha. Ela necessariamente começa com a palavra chave From a qual é seguida por um espaço em branco ao invés de dois pontos. Para distingui-lo de um campo comum From:, ela é freqüentemente referenciada como From_. Contém a rota da mensagem no formato de caminho UUCP (explicado a seguir), a hora e a data em que ela foi recebida pela última máquina que a processou e uma parte opcional que especifica a máquina de origem da última transmissão efetuada. Uma vez que este campo é gerado novamente por todo o sistema que processa a mensagem, ele é algumas vezes resumido sob os dados de envelope.
O campo From_ é na verdade um artifício para se manter a compatibilidade com alguns agentes de mensagens antigos, mas que não é muito usado atualmente, exceto pelas interfaces de correio eletrônico para usuários. Para evitar possíveis problemas com linhas nas mensagens que também comecem com a expressão ``From'', tornou-se um procedimento padrão fazer com que estas ocorrências comecem com o caracter ``>''.